Shadow AI: waarom afwachten bij AI óók een risico is

Kunstmatige intelligentie is in korte tijd onderdeel geworden van het dagelijks werk. Medewerkers gebruiken ChatGPT om teksten te schrijven, documenten samen te vatten en administratief werk te ondersteunen. Vaak gebeurt dat op eigen initiatief: niet omdat het beleid het voorschrijft, maar omdat mensen zoeken naar manieren om hun werk beter te doen. Gebeurt dat buiten het zicht van de organisatie, dan heet dat shadow AI.

Tegelijk zien veel organisaties AI nog als iets voor later. Eerst de regelgeving afwachten, eerst kijken hoe de techniek zich ontwikkelt, eerst zien wat anderen doen. Dat lijkt verstandig. Maar ook niets doen is een keuze, en die brengt steeds vaker risico’s mee. In dit artikel lees je wat de cijfers zeggen, waarom een verbod zelden werkt en hoe je met een praktisch AI-beleid de regie terugpakt.

Je medewerkers gebruiken AI al, met of zonder beleid

De meeste organisaties zijn gewend nieuwe technologie gecontroleerd in te voeren: een project, een aanbesteding, een implementatieplan. AI ontwikkelt zich anders. De technologie is er al voordat er beleid is. Medewerkers hoeven geen project aan te vragen om een publieke AI-tool te gebruiken. Ze openen een browser of app en gaan aan de slag.

De cijfers laten zien hoe ver dat al gaat. In het CBS-opinieonderzoek Belevingen 2025 zegt 43 procent van de mensen met betaald werk dat ze AI gebruiken in hun werk. Onder hbo- en wo-opgeleiden is dat 55 procent, precies de groep waar veel professionals in het sociaal domein toe behoren. Volgens hetzelfde CBS-onderzoek gebruikte 39 procent van de volwassenen in 2025 generatieve AI zoals ChatGPT of Copilot, en 24 procent deed dat voor het werk.

18 tot 25 jaar34,6%

25 tot 45 jaar51,3%

45 tot 65 jaar39,8%

65 jaar of ouder24,4%

Totaal werkenden42,9%

Bron: CBS, AI in de samenleving: ervaringen en opinies (2026), Belevingen 2025

En het groeit. 70 procent van de werkenden verwacht de komende tien jaar vaker AI te gebruiken in het werk (CBS, 2026). Internationaal zie je hetzelfde patroon: in de Work Trend Index 2024 van Microsoft en LinkedIn (31.000 respondenten in 31 landen) zei 75 procent van de kenniswerkers generatieve AI te gebruiken, en 78 procent van die gebruikers nam eigen AI-tools mee naar het werk.

De vraag is niet langer óf je medewerkers AI gebruiken. De vraag is of jij weet hoe, waarvoor en met welke gegevens.

Shadow AI: het risico zit in wat je niet ziet

Net zoals organisaties eerder te maken kregen met shadow IT, ontstaat nu shadow AI: medewerkers gebruiken AI buiten de formele voorzieningen en afspraken van de organisatie. Meestal met goede bedoelingen. Maar het roept vragen op waar je als organisatie een antwoord op moet hebben:

• Welke informatie wordt gedeeld met externe AI-diensten?
• Zijn daar persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens bij betrokken?
• Welke afspraken gelden hierover binnen onze organisatie?
• Wie is verantwoordelijk wanneer er iets misgaat?

Het grootste risico is niet dat medewerkers AI gebruiken. Het grootste risico is dat de organisatie niet weet dát zij AI gebruiken.

Datalekken via chatbots zijn al gemeld

In augustus 2024 meldde de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) dat ze meerdere datalekken had binnengekregen doordat medewerkers persoonsgegevens deelden met een AI-chatbot. In één geval had een medewerker van een huisartsenpraktijk, tegen de afspraken in, medische gegevens van patiënten ingevoerd. In een ander geval zette een medewerker van een telecombedrijf een bestand met onder meer klantadressen in een chatbot. De AP wijst erop dat de meeste aanbieders alle ingevoerde gegevens opslaan, vaak zonder dat de gebruiker zich dat realiseert.

Ook gemeenten blijven niet buiten schot. De gemeente Eindhoven meldde op 23 oktober 2025 een datalek bij de AP: medewerkers hadden bestanden met persoonsgegevens van inwoners en medewerkers geüpload naar openbare AI-websites. Het ging om de periode van 23 september tot 23 oktober 2025. De gemeente blokkeerde daarna openbare AI-websites, waaronder ChatGPT, en liet medewerkers alleen nog werken met Copilot binnen de eigen, beveiligde omgeving. Hoeveel gegevens er precies zijn gedeeld, kon de gemeente niet meer vaststellen.

Volgens Binnenlands Bestuur (december 2025, op basis van het FD) ontving de AP in 2025 tientallen meldingen van incidenten waarbij gevoelige informatie via publieke AI-tools werd gedeeld. Voor het sociaal domein, waar gesprekken over gezondheid, schulden, gezinssituaties en werk de kern van het werk vormen, is dat geen ver-van-mijn-bedshow.

Hoe bewust gaan medewerkers er zelf mee om? In een peiling van Newcom (juli 2026, marktonderzoek onder Nederlanders van 18 tot 65 jaar) zegt slechts een derde van de AI-gebruikers gevoelige informatie te verwijderen voordat die in een AI-tool gaat. Dat is geen officiële statistiek, maar het beeld is duidelijk: zonder afspraken bepaalt iedere medewerker zelf wat veilig is.

Waarom verbieden AI uit het zicht haalt, niet uit de organisatie

Een algemeen verbod lijkt duidelijk, maar het neemt de behoefte niet weg. Professionals blijven zoeken naar manieren om hun werk slimmer te organiseren. Nieuwe collega’s hebben tijdens hun opleiding al met AI gewerkt. Andere werkgevers bieden wel veilige hulpmiddelen aan.

Een verbod kan AI daardoor niet uit de organisatie halen, maar wel uit het zicht van de organisatie. De Work Trend Index 2024 laat zien hoe dat werkt: 52 procent van de mensen die AI op het werk gebruiken, geeft niet graag toe dat ze het inzetten voor hun belangrijkste taken. Wat verborgen gebeurt, kun je niet bijsturen.

Kijk ook goed naar wat Eindhoven deed. De gemeente blokkeerde publieke AI-sites, maar gaf medewerkers tegelijk een alternatief binnen de eigen omgeving. Voor overheden is dat geen vrije keuze: volgens het overheidsbrede standpunt over generatieve AI (april 2025) mogen overheidsmedewerkers geen generatieve AI-toepassingen onder consumentenvoorwaarden gebruiken, ook niet voor individueel gebruik, omdat daarover geen afspraken met leveranciers te maken zijn. Wie publieke tools uitsluit, moet dus iets beters bieden.

Aanpak	Wat er in de praktijk gebeurt	Gevolg voor de organisatie
Afwachten	Medewerkers kiezen zelf een tool en bepalen zelf wat ze invoeren.	Geen zicht op gegevensstromen; risico op datalekken en wisselende kwaliteit.
Verbieden	Een deel stopt, een deel gaat door op eigen apparaten of accounts.	Het gebruik verdwijnt uit beeld; de behoefte blijft.
Faciliteren	Een toegestane, veilige voorziening met afspraken en training.	Zicht op gebruik, duidelijke verantwoordelijkheden en een basis voor AI-geletterdheid.

Bron: Eigen analyse op basis van AP (2024), overheidsbreed standpunt generatieve AI (2025) en Microsoft Work Trend Index (2024)

Veilig faciliteren is beter dan negeren. De vraag is niet óf medewerkers AI gebruiken, maar hoe je ervoor zorgt dat het veilig, verantwoord en beheersbaar gebeurt.

Een nieuwe generatie professionals neemt AI mee naar het werk

De discussie over AI gaat vaak over technologie. Misschien zou ze vaker over mensen moeten gaan.

Studenten en jonge professionals groeien op met AI als vanzelfsprekend hulpmiddel. In 2024 gebruikte volgens het CBS 48,7 procent van de 18- tot 25-jarigen een AI-programma zoals ChatGPT om teksten, video’s of afbeeldingen te maken. Onder 25- tot 35-jarigen was dat 41,5 procent. In 2025 zei 74 procent van de 18- tot 25-jarigen die een opleiding volgen, AI voor die opleiding te gebruiken (CBS, 2026).

12 tot 18 jaar34%

18 tot 25 jaar48,7%

25 tot 35 jaar41,5%

35 tot 45 jaar27,6%

45 tot 55 jaar21%

55 tot 65 jaar12,1%

65 tot 75 jaar5,2%

75 jaar of ouder1,3%

Bron: CBS, ICT-gebruik van huishoudens en personen 2024

Wanneer deze generatie de arbeidsmarkt betreedt, neemt ze die manier van werken mee. Dat betekent niet dat je AI zonder meer moet omarmen. Het betekent wel dat je jezelf een fundamentele vraag moet stellen: wat gebeurt er wanneer wij zeggen “bij ons gebruiken we geen AI”?

Sommige medewerkers leggen zich daarbij neer. Anderen zoeken zelf een oplossing, niet uit onwil, maar omdat ze gewend zijn aan hulpmiddelen die hen efficiënter laten werken. Daarmee ontstaat precies het risico dat je wilt voorkomen.

In een krappe arbeidsmarkt is dit ook een werkgeversvraag

De arbeidsmarkt is afgekoeld, maar nog steeds krap. In het eerste kwartaal van 2026 was de arbeidsmarkt volgens de UWV-spanningsindicator voor 87 van de 93 beroepsgroepen krap of zeer krap, met grote tekorten in zorg en welzijn. Voor sociaal werk verwachtte het onderzoeksprogramma AZW een tekort dat groeit naar 1.500 sociaal werkers in 2026, terwijl organisaties merken dat het werk complexer wordt (UWV).

Professionals verwachten in zo’n markt niet alleen goede arbeidsvoorwaarden, maar ook moderne digitale hulpmiddelen. Een werkgever die AI volledig afwijst, loopt daardoor niet alleen een technologisch risico, maar ook een werkgeversrisico.

Is AI-beleid verplicht? Wat de regels nu van je vragen

Er is geen wet die letterlijk een document met de titel “AI-beleid” voorschrijft. Toch kun je zonder afspraken nauwelijks aan je verplichtingen voldoen. Dat is onze lezing van drie regels die er wel zijn.

1. AI-geletterdheid (artikel 4 AI-verordening)

Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI-systemen ontwikkelen of gebruiken zorgen dat hun medewerkers genoeg weten en kunnen om AI verantwoord in te zetten (AP). Via de Digital Omnibus, Verordening (EU) 2026/1744, is artikel 4 per 27 juli 2026 aangepast: je moet nu maatregelen nemen die de ontwikkeling van AI-geletterdheid ondersteunen, rekening houdend met kennis, ervaring en de context waarin AI wordt gebruikt. Een vast niveau per medewerker hoef je niet te garanderen. De plicht om iets te doen, blijft.

2. De AVG en de meldplicht voor datalekken

Voert een medewerker tegen de afspraken in persoonsgegevens in een chatbot in, dan is er volgens de AP sprake van een datalek. Een melding aan de AP en aan de betrokkenen is dan in veel gevallen verplicht. Is het gebruik juist onderdeel van beleid, dan is het geen datalek, maar vaak wel niet toegestaan. Organisaties moeten beide situaties voorkomen, schrijft de AP.

3. Voor overheden: het overheidsbrede standpunt

Op 22 april 2025 maakte het kabinet met gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties nieuwe spelregels voor generatieve AI. Het standpunt geldt ook voor individueel gebruik door medewerkers en vraagt onder meer om een duidelijk doel, een risicoanalyse, passende rollen en afspraken met leveranciers over datadeling, dataretentie en het hertrainen van modellen met prompts.

1. 6 augustus 2024
   AP waarschuwt voor datalekken via AI-chatbots

   Meerdere meldingen, onder meer van een huisartsenpraktijk en een telecombedrijf.

2. 2 februari 2025
   Plicht AI-geletterdheid van toepassing

   Organisaties die AI gebruiken, moeten werken aan de AI-kennis van hun medewerkers.

3. 22 april 2025
   Overheidsbreed standpunt generatieve AI

   Spelregels voor alle overheden, ook voor individueel gebruik door medewerkers.

4. 23 oktober 2025
   Gemeente Eindhoven meldt datalek

   Persoonsgegevens geüpload naar openbare AI-websites; publieke AI-sites daarna geblokkeerd.

5. 5 maart 2026
   AP: voorbereiding op AI-verordening blijft achter

   In de zesde Rapportage AI & Algoritmes Nederland staan 4 van de 9 graadmeters op rood.

6. 27 juli 2026
   Digital Omnibus in werking

   Artikel 4 wordt een plicht om maatregelen te nemen, zonder gegarandeerd niveau per medewerker.

Bron: AP, Rijksoverheid, Binnenlands Bestuur, AI Act Service Desk (Europese Commissie)

Ook in een arbeidsconflict telt het of je afspraken hebt gemaakt. In een uitspraak van de Rechtbank Overijssel (10 maart 2026) wilde een werkgever schade verhalen op een werknemer die onder meer social-mediaposts door AI liet opstellen. De kantonrechter wees dat af, mede omdat niet was gebleken dat de werkgever haar had aangesproken of instructies had gedeeld waaraan de posts moesten voldoen. Wie niets afspreekt, kan achteraf ook weinig verwachten.

De AP ziet dat organisaties achterlopen. In de Rapportage AI & Algoritmes Nederland van maart 2026 noemt de toezichthouder de achterblijvende voorbereiding op de AI-verordening als een van de drie belangrijkste punten. AI-kennis moet volgens de AP beschikbaar zijn “op alle niveaus, van werkvloer tot bestuurskamer”.

Zo stel je een AI-beleid op dat shadow AI terugdringt

Veilige invoering begint niet met een platform. Ze begint met keuzes: welke toepassingen zijn toegestaan, welke informatie mag worden verwerkt, welke rol houdt de professional en hoe bewaak je de kwaliteit? Dat het hier vaak nog ontbreekt, laat de Newcom-peiling zien: 42 procent van de ondervraagden zegt dat hun organisatie regels heeft voor AI-gebruik, en slechts 29 procent van de AI-gebruikers op het werk kreeg instructie of training.

Onderstaande stappen combineren de vier stappen uit de AP-handreiking Aan de slag met AI-geletterdheid met de vragen uit het overheidsbrede standpunt en het AP-advies over Copilot bij de gemeente Haarlemmermeer (juli 2026).

1. Breng het huidige gebruik in kaart. Vraag zonder oordeel welke tools medewerkers nu gebruiken en waarvoor. De AP noemt inventariseren de eerste stap: weten welke AI-systemen er in de organisatie worden gebruikt.
2. Bepaal het doel per toepassing. “De medewerker ondersteunen” is volgens de AP te vaag. Leg vast welk probleem AI oplost, bijvoorbeeld de tijd die gespreksverslagen kosten.
3. Deel informatie in naar gevoeligheid. Maak per categorie duidelijk wat wel en niet in een AI-tool mag. Bijzondere persoonsgegevens over gezondheid of gezinssituaties horen nooit in een publieke chatbot.
4. Kies een veilige voorziening en maak afspraken met de leverancier. Regel datadeling, bewaartermijnen en of jouw invoer mag worden gebruikt om modellen te hertrainen. Doe een DPIA waar persoonsgegevens worden verwerkt.
5. Beleg rollen en verantwoordelijkheid. Wie beslist over nieuwe toepassingen, wie is aanspreekpunt bij twijfel, en hoe betrek je de FG, informatiebeveiliging en de ondernemingsraad?
6. Investeer in AI-geletterdheid. Train per rol: een bestuurder heeft andere kennis nodig dan een klantmanager. Leg vast wat je hebt gedaan, zodat je kunt laten zien dat je maatregelen neemt.
7. Houd menselijke controle en evalueer. Geef medewerkers tijd en kennis om AI-uitkomsten te controleren, zeker bij beslissingen over personen. Evalueer periodiek en stel bij. Zorg ook voor een exit-strategie als een toepassing niet werkt.

Wil je dit uitwerken voor een gemeente of sociaal ontwikkelbedrijf? In AI veilig invoeren binnen gemeenten en het sociaal domein gaan we dieper in op de AI-verordening, DPIA en Human in the Loop. En waarom invoering vaak strandt op adoptie in plaats van techniek, lees je in waarom AI-adoptie mislukt.

AI verandert het werk, niet de verantwoordelijkheid

AI kan ondersteunen bij administratief werk, informatie structureren of een eerste concept opstellen. Maar de professional bepaalt uiteindelijk wat klopt. AI ondersteunt. De professional beslist.

Dat is ook wat de AP vraagt in het advies aan Haarlemmermeer: medewerkers moeten de tijd en kennis hebben om antwoorden te controleren, vooral als het gaat om beslissingen over personen. Een AI-beleid dat alleen regels stelt en geen ruimte geeft voor die controle, schiet tekort.

Bij Mensora werken we vanuit hetzelfde uitgangspunt. PIA schrijft live mee tijdens een gesprek en maakt daarna een conceptverslag. De professional controleert, vult aan en beslist. PIA draait op een Europees taalmodel (Mistral) en kennis en gespreksdata blijven binnen de organisatie. Hoe we daar verder mee omgaan, lees je op Veilig en verantwoord.

De echte bestuurlijke vragen gaan dus niet over techniek. Hoe houden we onze organisatie beheersbaar? Hoe verminderen we de administratieve druk? Hoe beschermen we vertrouwelijke informatie? En hoe blijven we aantrekkelijk als werkgever? AI is een middel om daar antwoorden op te vinden. Daarom gaat dit onderwerp uiteindelijk ook over leiderschap.

Stilstand is geen neutrale keuze

Professionals ervaren administratieve druk. De arbeidsmarkt blijft krap. Nieuwe generaties nemen AI vanzelfsprekend mee naar hun werk. Ondertussen ontwikkelt de technologie zich verder.

Niets doen voelt soms als de veilige keuze. In werkelijkheid betekent stilstand vaak dat medewerkers zelf oplossingen zoeken, en dat de organisatie pas reageert als de ontwikkeling al heeft plaatsgevonden. Soms pas na een datalekmelding.

Een werkgever die AI niet faciliteert, voorkomt het gebruik niet. Hij verliest vooral de regie.

Bij Mensora geloven we niet dat AI het werk van professionals overneemt. We geloven dat AI professionals helpt hun werk beter te doen, door administratief werk slimmer te ondersteunen en meer tijd over te laten voor mensen. Klein beginnen kan: met een Proof of Concept van ongeveer acht weken, vijf gebruikers en twee leidraden. Wil je weten wat dat voor jouw organisatie betekent? Plan een adviesgesprek.

De vraag is niet óf AI een plek krijgt binnen organisaties. Die plek is er al. De echte vraag is of organisaties ervoor kiezen die ontwikkeling veilig, verantwoord en samen met hun professionals vorm te geven.

Veelgestelde vragen

Verantwoording

Dit artikel is geschreven door de redactie van Mensora. Alle cijfers en data zijn in oktober 2026 gecontroleerd op de gelinkte bron (peildatum 2 oktober 2026). Officiële statistiek komt van het CBS en UWV; het Newcom-onderzoek en de Microsoft Work Trend Index zijn marktonderzoek (Microsoft internationaal) en zijn als zodanig benoemd. Het aantal meldingen van chatbotdatalekken bij de AP voor 2025 kennen we alleen via berichtgeving (“tientallen”); een officieel cijfer is niet gepubliceerd. Hoeveel medewerkers in het sociaal domein AI buiten afspraken gebruiken, is niet onderzocht. De interpretatie dat er geen wettelijke plicht is tot een apart document “AI-beleid” is onze lezing en geen juridisch advies.

1. AI in de samenleving: ervaringen en opinies (CBS, 2026)
2. Bijna kwart Nederlanders gebruikt kunstmatige intelligentie zoals ChatGPT (CBS, 2024)
3. AI at work is here. Now comes the hard part, Work Trend Index (Microsoft en LinkedIn, 2024)
4. AI-gebruik op de werkvloer neemt een vlucht, maar begeleiding blijft achter, over Newcom-onderzoek (Dutch IT Channel, 2026)
5. Let op: gebruik AI-chatbot kan leiden tot datalekken (Autoriteit Persoonsgegevens, 2024)
6. Gemeente Eindhoven blokkeert ChatGPT na datalek (Binnenlands Bestuur, 2025)
7. AI-gebruik leidt tot meer datalekken (Binnenlands Bestuur, 2025)
8. Overheidsbreed standpunt voor de inzet van generatieve AI (Rijksoverheid, 2025)
9. Overheid verruimt standpunt inzet generatieve AI (Rijksoverheid, 2025)
10. AI-geletterdheid (Autoriteit Persoonsgegevens, 2025)
11. Aan de slag met AI-geletterdheid (Autoriteit Persoonsgegevens, 2025)
12. Article 4: AI literacy, geconsolideerd na Verordening (EU) 2026/1744 (AI Act Service Desk, Europese Commissie, 2026)
13. Rapportage AI & Algoritmes Nederland (RAN), maart 2026 (Autoriteit Persoonsgegevens, 2026)
14. Haarlemmermeer moet maatregelen nemen voor Copilot-gebruik (Binnenlands Bestuur, 2026)
15. Spanningsindicator: arbeidsmarkt koelt verder af (UWV, 2026)
16. Sociaal werk, Jeugdzorg en Kinderopvang in beeld (UWV)
17. ECLI:NL:RBOVE:2026:1328 (Rechtbank Overijssel, 2026)