Hoe geef je professionals tijd terug? Zo verlaag je de administratieve druk

Vrijwel niemand kiest een beroep omdat hij graag administratie doet. Een Wmo-consulent kiest voor contact met inwoners. Een werkcoach voor het begeleiden van mensen naar werk. Een sociaal werker voor ondersteuning en vertrouwen.

Toch gaat elke dag tijd naar verslaglegging, registraties, rapportages, dossieropbouw en controle. Dat werk hoort erbij. De vraag is of het zoveel tijd moet kosten. In dit artikel zie je hoe groot de administratieve druk in zorg en sociaal werk werkelijk is, wat die druk doet met werkdruk en kwaliteit, wat aantoonbaar helpt en hoe je meet of je professionals echt tijd teruggeeft.

Hoe groot is de administratieve druk in zorg en sociaal werk?

Werknemers in zorg en welzijn besteedden in het tweede kwartaal van 2025 gemiddeld 31 procent van hun werktijd aan administratie, zoals verslaglegging en registratie. In cliëntgebonden beroepen ligt het percentage het hoogst in de jeugdzorg (38 procent). Het sociaal werk komt uit op 32 procent: 18,7 procent verslaglegging over de ondersteuning en 13,0 procent registratie voor de organisatie.

Jeugdzorg38%

Huisartsen en gezondheidscentra36%

Ziekenhuizen36%

Geestelijke gezondheidszorg34%

Sociaal werk32%

Gehandicaptenzorg30%

Verpleging, verzorging en thuiszorg28%

Kinderopvang26%

Bron: CBS, werknemersenquête AZW, 2e kwartaal 2025

Opvallend is hoe weinig er beweegt. Het kabinet schreef in juni 2026 dat het percentage vanaf 2019 tot voor de zomer van 2025 schommelde tussen 31 en 32 procent en eind 2025 uitkwam op 30,1 procent. De CNV vatte het samen als “vijf jaar stilstand is vijf jaar te veel”.

Meetmoment	Gemiddelde administratietijd zorg (% van werktijd)
2019 Q4	31,0
2021 Q2	30,6
2022 Q2	30,9
2023 Q2	31,8
2024 Q2	31
2024 Q4	30,8
2025 Q2	31,1
2025 Q4	30,1

Bron: Tweede Kamer, Lijst van vragen en antwoorden jaarverslag VWS 2025 (CBS-cijfers), 9 juni 2026

Sociaal werkers schatten het zelf nog hoger in

Movisie vroeg in het najaar van 2022 ruim 190 sociaal werkers hoeveel tijd administratie en regels kosten. Gemiddeld was dat 37 procent van de werktijd, terwijl ze 19 procent acceptabel vinden. Ongeveer de helft van de respondenten haakte tijdens de vragenlijst af, dus lees het als een sterk signaal en niet als landelijk gemiddelde.

Bij Werk en Inkomen ziet het beeld er vergelijkbaar uit. De Nederlandse Arbeidsinspectie ondervroeg 79 klantmanagers die samen 125 gemeenten vertegenwoordigen. Administratieve handelingen kosten hen gemiddeld ruim een derde van hun beschikbare tijd (rapport juli 2024).

Verschillende bronnen, één richting: in zorg, sociaal werk en Werk en Inkomen gaat ongeveer een derde van de werktijd naar administratie. Professionals zelf leggen de grens bij ongeveer een vijfde.

Het echte tekort is niet alleen personeel

Vrijwel iedere organisatie heeft moeite om voldoende mensen te vinden. Volgens de arbeidsmarktprognose van VWS loopt het tekort in zorg en welzijn op tot bijna 301.000 werkenden in 2035. Met de afspraken uit de zorgakkoorden komt dat uit op 227.000. Maatschappelijke hulp en dienstverlening hoort bij de beroepsgroepen met de grootste verwachte tekorten.

Wie er wel is, valt vaker uit. Het ziekteverzuim in zorg en welzijn was in het eerste kwartaal van 2026 8,2 procent, het hoogste van alle bedrijfstakken, tegen 5,8 procent gemiddeld. In het sociaal werk lag het op 8,3 procent, in de jeugdzorg op 8,4 procent.

En wie blijft, twijfelt. In een FNV-enquête onder 1.579 sociaal werkers (december 2024 en januari 2025) noemt de helft dat ze er weleens over denken het sociaal werk te verlaten; onder de 34 jaar is dat 60 procent. Administratiedruk staat in dezelfde enquête op twee in de top vier van oorzaken van werkdruk. In het Movisie-onderzoek zegt 35 procent dat administratie- en regeldruk een reden is om na te denken over ander werk.

Daarom is een andere vraag minstens zo belangrijk: hoe zorgen we ervoor dat de professionals die we al hebben meer tijd krijgen voor het werk waarin zij het meeste verschil maken? Extra capaciteit ontstaat niet alleen door nieuwe mensen aan te nemen. Zij ontstaat ook wanneer bestaande professionals minder tijd kwijt zijn aan werk dat slimmer georganiseerd kan worden.

De grootste winst van AI zit niet in technologie. Zij zit in tijd.

Tijd is kwaliteit: wat administratieve druk doet met werk en zorg

Administratieve druk is niet alleen een efficiëntievraagstuk. Wanneer een professional tijdens een gesprek voortdurend moet typen, gaat aandacht verloren. Wanneer een verslag pas veel later wordt uitgewerkt, verdwijnen nuances. Wanneer achterstanden oplopen, neemt de werkdruk toe.

Het CBS publiceerde in 2026, in opdracht van VWS, voor het eerst cijfers over dat verband. Van de werknemers in een cliëntgebonden beroep die 40 procent of meer van hun tijd aan administratie besteden, noemt 42,6 procent de werkdruk (veel) te hoog. Bij wie minder dan 20 procent kwijt is, is dat 26,9 procent.

0 tot 20% van de tijd aan administratie26,9%

20 tot 40% van de tijd37,5%

40% of meer van de tijd42,6%

Bron: CBS, werknemersenquête AZW, november-december 2025

Hetzelfde patroon zie je bij tevredenheid en kwaliteit. In de groep met de meeste administratie is 73,9 procent (zeer) tevreden met het werk, tegen 79,9 procent in de groep met de minste. En 70,7 procent vindt de geleverde zorg (heel) goed, tegen ongeveer 77 procent bij minder administratie. Het CBS noemt de samenhang wel relatief zwak, maar ze blijft bestaan als je corrigeert voor leeftijd, geslacht, opleiding en branche.

Wat sociaal werkers zelf merken

In het Movisie-onderzoek zegt 77 procent dat administratie tijd wegneemt van andere taken, zoals contact met inwoners. 70 procent ziet de kwaliteit van het werk verslechteren en 79 procent ervaart er stress door. Meer dan de helft (54 procent) doet administratie in eigen tijd.

Een minder besproken effect: 52 procent werkt er op een eigen manier omheen en 34 procent laat bepaalde dingen gewoon liggen. Movisie stelt dan terecht de vraag wat de geregistreerde cijfers nog zeggen. Te veel administratie levert dus niet automatisch betere informatie op.

Bij klantmanagers is het gevolg zichtbaar in de dienstverlening. Zij hebben gemiddeld een derde van hun caseload onvoldoende in beeld en kiezen dan vaak voor klanten met een korte afstand tot werk. Juist de kwetsbaarste mensen vallen zo potentieel buiten de boot, concludeert de Arbeidsinspectie.

De winst van minder administratie zit daarom niet alleen in minuten. Zij zit in de kwaliteit van professioneel handelen:

• betere gesprekken
• meer aandacht
• minder fouten
• zorgvuldiger afwegingen
• meer tevredenheid bij inwoners, cliënten of klanten

Waar komt de administratieve druk vandaan?

Wie wil schrappen, moet eerst weten wat er weg kan. Sociaal werkers noemen in het Movisie-onderzoek deze taken het vaakst belastend:

1. rapporteren (82 procent)
2. kwaliteits- en verantwoordingssystemen (77,4 procent)
3. papier- en formulierwerk van inwoners die hun weg zoeken bij instanties (73,6 procent)
4. ondersteuningsplan en dossiervorming (72 procent)
5. handelingen in het kader van de AVG (71,9 procent)

Als belangrijkste veroorzaker noemen ze overheidsbeleid: de gemeente wil grip en sturing, maar de gevraagde informatie sluit vaak niet aan bij de kern van het werk. Daarna volgen registratiesystemen die leidend zijn in plaats van ondersteunend, en de organisatie van het werk zelf, bijvoorbeeld als er nooit iets terugkomt van wat professionals vastleggen.

Dat laatste herkennen ook zorgmedewerkers. In de FNV Zorg- en Welzijnsbarometer (6.146 volledig ingevulde vragenlijsten, mei 2024, jeugdzorg niet meegenomen) heeft slechts 22 procent het idee dat er iets gebeurt met hun feedback over administratiedruk. Een op de vijf wijst de eigen organisatie aan als grootste boosdoener.

Een deel van de administratieve druk komt van buiten, via wet- en regelgeving, gemeenten en financiers. Een ander deel maak je als organisatie zelf: dubbele registraties, verplichte velden zonder doel en systemen die niet op elkaar aansluiten. Daar heb je direct invloed op.

Administratieve druk verminderen: eerst schrappen, dan pas versnellen

Sneller werken lost weinig op als het werk zelf niet klopt. Onderzoekers van Amsterdam UMC lieten 2.690 zorgmedewerkers een typetest doen en vonden geen verband tussen typesnelheid en ervaren administratieve werkdruk (BMJ, 2022). Hun advies: vooral nodeloze taken schrappen.

Dat sluit aan bij de veldbevraging van de Regiegroep Aanpak Regeldruk. Teams van zorgprofessionals schatten dat de administratietijd afhankelijk van de sector met 13 tot 59 procent omlaag kan. Ze noemen betere digitale gegevensuitwisseling, ICT-systemen die op elkaar aansluiten en spraakgestuurd rapporteren. Het kabinet wil de administratietijd in de zorg halveren naar maximaal 20 procent in 2030. Voor het sociaal domein vonden we geen apart landelijk streefcijfer.

Drie stappen in de goede volgorde

1. Schrappen. Loop met een team alle registraties langs en vraag per veld: wie gebruikt dit, waarvoor, en wat gebeurt er als het verdwijnt? Wat niemand gebruikt, gaat eruit.
2. Standaardiseren. Eén manier van verslagleggen per gesprekstype, dezelfde vragen in dezelfde volgorde, en informatie één keer vastleggen in plaats van op meerdere plekken. Maak afspraken met gemeenten en financiers over wat ze echt nodig hebben.
3. Ondersteunen met technologie. Pas als duidelijk is wat er vastgelegd moet worden, laat je technologie dat werk overnemen. Anders automatiseer je overbodig werk.

Technologie moet zich aanpassen aan professionals

Nieuwe technologie wordt vaak geïntroduceerd met de boodschap dat mensen anders moeten gaan werken. Wij geloven het tegenovergestelde. AI moet aansluiten op de professionele werkwijze van de organisatie. Wanneer technologie extra handelingen of nieuwe administratieve lasten creëert, schiet zij haar doel voorbij.

Die scepsis leeft ook op de werkvloer. In de FNV-barometer denkt ongeveer vier op de tien dat automatisering de administratiedruk vermindert; de rest twijfelt of denkt van niet. Jongere medewerkers zien er vaker een oplossing in. Een tool moet zich dus in de praktijk bewijzen.

Zo is PIA van Mensora opgezet: PIA schrijft live mee tijdens het gesprek en de leidraad bewaakt of alle onderdelen aan bod komen. Na afloop ligt er een conceptverslag. De professional controleert, vult aan en beslist. In de praktijk ging het uitwerken van een vergadering van 45 tot 60 minuten naar ongeveer 5 minuten.

Minder administratie betekent niet minder kwaliteit

Wanneer terugkerende administratieve werkzaamheden slimmer worden ondersteund, ontstaat juist ruimte voor controle, reflectie en persoonlijk contact. De professional houdt de regie en AI ondersteunt waar dat waarde toevoegt. Hoe je dat veilig regelt in een gemeente of wijkteam, lees je in AI veilig invoeren in het sociaal domein.

Hoe meet je of je professionals echt tijd teruggeeft?

Zonder nulmeting weet je achteraf niet of een aanpak werkte. Gelukkig hoef je het meetinstrument niet zelf te bedenken.

1. Meet vooraf hoe de tijd verdeeld is. Gebruik dezelfde indeling als de CBS-werknemersenquête: tijd voor cliënten, verslaglegging over de ondersteuning, registratie voor de organisatie en overige taken. Dan kun je je eigen cijfers naast de landelijke leggen.
2. Spreek een norm af. Sociaal werkers noemden in het Movisie-onderzoek 19 procent acceptabel; het kabinet mikt in de zorg op maximaal 20 procent. Bepaal per functie wat voor jouw organisatie redelijk is.
3. Meet ook de ervaren druk. Vraag naar werkdruk, tevredenheid en het eigen oordeel over de kwaliteit van werken. Tijd alleen zegt weinig als de frustratie blijft.
4. Volg waar de tijd naartoe gaat. Gewonnen minuten die opgaan aan nieuwe registraties leveren niets op. Kijk of er meer tijd naar gesprekken, huisbezoeken of afstemming gaat.
5. Meet opnieuw na een vaste periode, met dezelfde groep en dezelfde vragen.

Wat je meet	Hoe	Waarom
Aandeel werktijd aan administratie	Tijdsinschatting of korte tijdregistratie, vóór en na	Vergelijkbaar met CBS-cijfers en de eigen norm
Tijd per verslag of gesprekstype	Steekproef van verslagen, minuten per verslag	Laat zien waar de winst concreet zit
Ervaren werkdruk	Zelfde vraag als in de CBS-enquête	Tijdwinst moet ook voelbaar zijn
Kwaliteit van verslagen	Beoordeling door collega of teamleider	Sneller mag niet slechter betekenen
Besteding van vrijgekomen tijd	Agenda-analyse of korte teamevaluatie	Tijd moet naar mensen gaan

Bron: Indeling werktijd volgens CBS-werknemersenquête AZW

Begin klein. Mensora werkt bijvoorbeeld met een Proof of Concept van ongeveer acht weken met vijf gebruikers en twee leidraden, zodat je de meting op een overzichtelijke groep doet voordat je opschaalt. Waarom zulke trajecten soms toch stranden, lees je in waarom AI-adoptie mislukt.

Werkplezier begint bij ruimte

Werkplezier ontstaat vooral wanneer professionals het gevoel hebben dat zij voldoende tijd hebben om hun werk goed te doen. In de FNV-barometer denkt 74 procent dat het werkplezier toeneemt als de administratiedruk daalt. Administratie is niet onbelangrijk, maar zij mag niet structureel ten koste gaan van het werk waar professionals energie uit halen.

Tijd teruggeven is ook goed werkgeverschap

Nieuwe generaties verwachten moderne hulpmiddelen. Niet omdat technologie een doel op zich is, maar omdat zij gewend zijn dat technologie hen ondersteunt. Juist onder jonge sociaal werkers is de vertrekwens het grootst: 60 procent van de sociaal werkers onder de 34 denkt weleens aan vertrekken.

Een organisatie die professionals goede hulpmiddelen biedt, investeert daarmee ook in vakmanschap, werkplezier en aantrekkelijk werkgeverschap. Voor Wmo- en wijkteams en gemeenten is dat een argument dat net zo zwaar weegt als de gewonnen uren.

Van efficiëntie naar aandacht

Wanneer organisaties nadenken over AI, gaat het gesprek vaak over efficiëntie. Maar efficiëntie is niet het einddoel. Het einddoel is aandacht: voor inwoners, cliënten, collega’s, ondernemers en de mensen voor wie de organisatie bestaat.

Wat er wél vastgelegd wordt, kan bovendien meer opleveren dan verantwoording alleen. Hoe gesprekken bijdragen aan de kennis van je organisatie, lees je in van gesprek naar organisatiekennis. Wil je weten wat dit voor jouw team betekent, plan dan een adviesgesprek.

Iedere minuut administratie die verdwijnt, is een minuut extra aandacht voor mensen.

Veelgestelde vragen

Verantwoording

Dit artikel is geschreven door de redactie van Mensora. De kernboodschap en citaten zijn behouden; de cijfers komen uit openbare bronnen die we in oktober 2026 hebben geraadpleegd: CBS (werknemersenquête Arbeidsmarkt Zorg en Welzijn, verzuimcijfers), Kamerstukken van VWS, de arbeidsmarktprognose zorg en welzijn, Movisie, de Nederlandse Arbeidsinspectie, FNV en CNV. Bij elk cijfer staan jaartal en populatie. Enquêtes van vakbonden en Movisie zijn niet gewogen en geven vooral richting; de CBS-cijfers zijn representatief voor werknemers in zorg en welzijn. Het CBS rekent sociaal werk mee in zorg en welzijn, maar gemeentelijke Wmo-consulenten en klantmanagers vallen daar grotendeels buiten; voor die groepen zijn minder recente landelijke cijfers beschikbaar. Het cijfer over het uitwerken van vergaderingen is een praktijkervaring van Mensora en geen onafhankelijk onderzoek.

1. Bijna een derde werktijd zorg gaat op aan administratie (CBS, 2025)
2. Administratieve lasten, arbeidsomstandigheden en kwaliteit van zorg, 2025Q4 (CBS, 2026)
3. Ziekteverzuim in eerste kwartaal hoger dan gemiddeld in afgelopen 30 jaar (CBS, 2026)
4. Lijst van vragen en antwoorden jaarverslag VWS 2025, Kamerstuk 36945-XVI nr. 6 (Tweede Kamer, 2026)
5. Kamerbrief aanpak regeldruk en administratieve lasten, Kamerstuk 29515 nr. 497 (VWS, 2025)
6. De stand van administratie- en regeldruk in het sociaal werk (Movisie, 2023)
7. Doeltreffendheid re-integratieondersteuning Participatiewet volgens klantmanagers (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2024)
8. Nieuwe berekening: zorgakkoorden kunnen personeelstekort flink verminderen (Rijksoverheid, 2025)
9. Zorg- en Welzijnsbarometer: administratie- en regeldruk (FNV, 2024)
10. Uitkomsten enquête sociaal werk (FNV, 2025)
11. Administratieve druk in zorg en welzijn blijft onverminderd hoog (CNV, 2025)
12. Last van administratiedruk? Sneller typen helpt niet (Skipr over BMJ-onderzoek, 2022)