Van succesvolle proef
naar structureel gebruik

Het verhaal

Zo werkt het bij MOA

De uitdaging

De inhoud van gesprekken moet zorgvuldig worden vastgelegd, zodat medewerkers erop kunnen terugvallen en de begeleiding goed kunnen voortzetten. Het uitwerken kost echter tijd die trajectleiders liever besteden aan hun eigenlijke werk: mensen begeleiden. MOA wilde daarom onderzoeken of AI de verslaglegging eenvoudiger kon maken. Niet om het werk van de trajectleider over te nemen, maar om de professional beter te ondersteunen.

De aanpak

Samen met Mensora startte MOA een Proof of Concept met het PIA Platform. PIA verwerkt gesprekken tot gestructureerde conceptverslagen op basis van vooraf ingerichte gespreksleidraden, afgestemd op de werkwijze en informatiebehoefte van MOA. De medewerker controleert het verslag, corrigeert waar nodig en blijft verantwoordelijk voor de definitieve inhoud. Volgens directeur-bestuurder Sipko Postma heeft PIA de verwachtingen overtroffen.

De oplossing

• Conceptverslagen op basis van eigen gespreksleidraden
• Een interne superuser die collega’s ondersteunt
• Afspraken over bewaartermijnen, anonimisering en toegangsrechten
• Een gebruiksprotocol: wanneer PIA wordt gebruikt, hoe gesprekspartners worden geïnformeerd, wie het verslag controleert en waar het wordt opgeslagen

Samen verder ontwikkelen

Omdat de organisatie compact is, combineert MOA de pilot en de implementatie. De volgende fase richt zich op zeven gebruikers: de bestaande groep, aangevuld met enkele werkleiders. Superuser Nynke ondersteunt collega’s bij hun eerste stappen, verzamelt praktijkervaringen en scherpt samen met Mensora de gespreksleidraden aan. Via vaste overleg- en evaluatiemomenten kijken MOA en Mensora ook hoe de tijdwinst concreter kan worden gemaakt.